Ноябрь 10th, 2012 
Brunswick
Даже если вы только меняете местоположение организации на другой этаж в том же офисном здании, переезд может стоить многих потерь. Не зря, смена места бизнеса или проживания относятся к самым стрессовым событиям в жизни любого человека. К этому можно добавить и перспективу потерять драгоценное рабочее время вас и ваших сотрудников.
Полезные советы для планирующих переезд офиса, которые помогут сделать этот процесс более продуктивным и позволят минимизировать сбои в бизнесе:
Фасовка
• По возможности снизьте нагрузку, чтобы упаковка и распаковка проходили легче и быстрее. Лучше заранее потратить какое-то время на разбор накопившихся документов, чтобы удалить ненужное. Однако, сведения о клиентах, данные бухучета, отчетность и документы, срок хранения которых не истек, нельзя выкидывать ни в коем случае.
• Если у вас есть оборудование или компьютеры, которые больше не используются, лучше устроить распродажу или подарить их вашим соседям по зданию.
Упаковка
• Необходимо промаркировать все ящики, сделав пометку об их содержимом. Вряд ли в первый же день на новом месте будет возможность распаковать их все, а предварительная опись позволит существенно облегчить жизнь вашим сотрудникам.
• Зафиксируйте все подвижные части офисной мебели, чтобы при перевозке не повредить их или не потерять часть своего имущества. Не забывайте и о безопасности оргтехники и хрупких вещей, а также не теряйте все комплектующие и провода к компьютерам. Чтобы проще было собрать технику на новом месте следует упаковать ее также, как она поставлялась при покупке в отдельные коробки.
Уведомление
• Предупредите всех поставщиков услуг и партнеров о смене адреса. Сообщите об изменении адреса доставки корреспонденции и иных почтовых отправлений, а также заключите новые договора по предоставлению услуг телефонной связи и интернета.
• Заранее стоит оповестить клиентов о переезде и внести все необходимые изменения в контактные данные на сайте, визитках, договорах, платежных документах, бизнес-каталогах и иных носителях информации.
Сообщение о переезде в новый офис может стать отличным информационным поводом для того, чтобы напомнить о деятельности компании. Напишите небольшой пресс-релиз в СМИ и поместите объявление о переезде на новом здании.
Хорошая организация переезда позволит не только не потерять текущих клиентов, но и расширить клиентскую базу и найти новых покупателей в другом районе города или региона.
Related posts: